Datenschutz-
erklaerung

I.     Einleitung und Begriffe

1. ALLGEMEIN

Mit dem Betrieb unserer Webseite mit der URL https://truemates.de/ [JN1] (im Folgenden „Webseite“ genannt) verarbeiten wir personenbezogene Daten. Diese werden von uns vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) – verarbeitet. Mit diesen Datenschutzbestimmungen wollen wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verwenden und gegebenenfalls wem wir sie offenlegen. Darüber hinaus werden wir Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen. [JN1]Bitte hier und oben die finale URL angeben

2. BEGRIFFE

Unsere Datenschutzbestimmungen enthalten Fachbegriffe, die in der DSGVO und dem BDSG stehen. Zu Ihrem besseren Verständnis wollen wir diese Begriffe in einfachen Worten vorab erklären:

2.1 Personenbezogene Daten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Angaben einer identifizierten Person können z. B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein. Personenbezogen sind aber auch Daten, bei denen die Identität nicht unmittelbar ersichtlich ist, sich aber ermitteln lässt, indem man eigene oder fremde Informationen kombiniert und so erfährt um wen es sich handelt. Eine Person wird z. B. über die Angabe Ihrer Anschrift oder Bankverbindung, Ihres Geburtsdatums oder Benutzernamens, Ihrer IP-Adressen und/oder Standortdaten identifizierbar. Relevant sind hier alle Informationen, die in irgendeiner Weise einen Rückschluss auf eine Person zulassen.

2.2 Verarbeitung

Unter einer „Verarbeitung“ versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

II.     Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

3. VERANTWORTLICHER

Verantwortlichfür die Datenverarbeitung ist:Unternehmen: Truemates GmbH ("wir")
Gesetzlicher Vertreter: Philipp Wolff
Anschrift: Fritschestr. 27-28, 10585 Berlin
E-Mail: mail@truemates.de

4. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Wir haben für unser Unternehmeneinen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Name: Arne Platzbecker
Anschrift: HABEWI GmbH & Co. KG, Palmaille 96, 22767 Hamburg
Telefon: 040/ 46008966
Fax: 040/ 46008977
E-Mail: datenschutz@habewi.de

III.     Verarbeitungsrahmen

5. VERARBEITUNGSRAHMEN: WEBSEITE

Im Rahmen der Webseite verarbeiten wir die nachfolgend im Abschnitt IV. im Einzelnen aufgeführten personenbezogenen Daten von Ihnen. Wir verarbeiten nur Daten von Ihnen, die Sie aktiv auf der Webseite angeben (z.B. durch das Ausfüllen von Formularen) oder die Sie bei der Nutzung unseres Angebotes automatisch zur Verfügung stellen.

Ihre Daten werden ausschließlich von uns verarbeitet und grundsätzlich nicht an Dritte verkauft, verliehen oder weitergegeben. Sofern wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten der Hilfe externer Dienstleister bedienen, erfolgt dies im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung, bei der wir als Auftraggeber unseren Auftragnehmern gegenüber weisungsbefugt sind. Zum Betrieb unserer Webseite setzen wir für das Hosting externe Dienstleister ein. Wir hosten unsere Webseite beim externen Anbieter  Webflow, Inc. (Anschrift: 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103) im Rechenzentrumsstandort USA, San Francisco. Sollten bei einzelnen, der in Abschnitt IV. aufgeführten Verarbeitungen weitere externe Dienstleister zum Einsatz kommen, werden sie dort benannt.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet durch uns grundsätzlich nicht statt und ist auch nicht geplant. Über Ausnahmen von diesem Grundsatz werden wir in den nachfolgend dargestellten Verarbeitungen informieren. Eine etwaige Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt dann auf Grundlage der sogenannten EU-Standardvertragsklauseln.

IIII.     Die Verarbeitung im EInzelnen

6. BEREITSTELLUNG DER WEBSEITE UND SERVER-LOGFILES

6.1 Beschreibung der Verarbeitung

Bei jedem Aufruf der Webseite erfassen wir automatisch Informationen, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Dabei handelt es sich um die folgenden Daten:

·    IP-Adresse
·    verwendete Browsersoftware, sowie deren Version und Sprache
·    Betriebssystem
·    die Website, von der Besucher auf die Website gelangt sind (sogenannter Referrer)
·    die auf der Website aufgerufenen Unterseiten
·    das Datum und die Uhrzeit des Aufrufs der Website
·    Internet-Service-Provider
·    Land und Ort aus dem ein Nutzer die Website besucht hat

Diese werden auch in den sogenannten Logfiles unseres Systems gespeichert. Die vorübergehende Speicherung Ihrer IP-Adresse durch das System ist notwendig, um unsere Webseite an das Endgerät eines Nutzers ausliefern zu können. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die IP-Adresse wird in den Logfiles ausschließlich gekürzt um die letzten drei Stellen erfasst.

6.2 Zweck

Die Verarbeitung erfolgt, um den Aufruf der Webseite zu ermöglichen, sowie deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus dient die Verarbeitung der statistischen Auswertung und Verbesserung unseres Online-Angebotes.

6.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung ist zur Wahrung der überwiegenden berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt in dem, in Ziffer 6.2 benannten Zweck.

6.4 Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Eine Löschung der Logfiles erfolgt nach 7 Tage Tagen.

7. KONTAKTFORMULAR UNDKONTAKTAUFNAHME PER E-MAIL

7.1 Beschreibung der Verarbeitung

Zur Kontaktaufnahme haben wir auf unserer Webseite ein Kontaktformular bereitgestellt. In diesem Formular werden Sie gebeten, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und eine Nachricht an uns einzugeben. Wenn Sie den Button „Absenden“ betätigen, werden die Daten unter Verwendung einer SSL-Verschlüsselung (siehe Ziffer 10.) an uns übertragen. Das Kontaktformular kann nur übermittelt werden, wenn Sie durch Anklicken der entsprechenden Checkbox bestätigen, diese Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen zu haben. Sie können auch über die auf der Webseite angegebenen E-Mail-Adressen Kontakt mit uns aufnehmen. Zur Kontaktaufnahme können Sie uns über die auf der Webseite angegebene E-Mail-Adresse anschreiben. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten durch uns verarbeitet.

7.2 Zweck

Mit der Bereitstellung eines Kontaktformulars auf unserer Webseite wollen wir Ihnen eine bequeme Möglichkeit anbieten, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Die mit und in dem Kontaktformular bzw. Ihrer E-Mail übermittelten Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens verwendet.

7.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung ist zur Wahrung der überwiegenden berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt in dem, in Ziffer 7.2 benannten Zweck. Sofern der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrages abzielt, so erfolgt die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7.4 Speicherdauer

Die Daten werden von uns gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für gewöhnlich der Fall, wenn die jeweilige Kommunikation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Kommunikation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass Ihr Anliegen abschließend geklärt ist. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

8. SCHRIFTENERSETZUNG

Bei der Darstellung unserer Webseite werden die Standardschriften Ihres Endgerätes durch Schriftarten ausgetauscht. Dies erfolgt, um Ihnen den Text auf unserer Webseite besser lesbar und ästhetisch ansprechender anzeigen zu können. Bei der Schriftenersetzung haben wir uns für eine datenschutzfreundliche Lösung entschieden. Und zwar binden wir keine externen Dienste, wie z.B. Google Fonts oder Adobe Fonts ein. Sondern wir speichern die zu ersetzenden Schriftarten lokal auf unserem Server. Dies hat den Vorteil, dass bei einem Aufruf unserer Seite keine Anfrage Ihres Browsers an externe Schriftenersetzungsdienste erfolgt und damit auch keinerlei Daten, insbesondere nicht Ihre IP-Adresse in Verbindung mit der Adresse unserer Webseite, an Dritte übermittelt werden.

9. VIMEO

9.1 Beschreibung der Verarbeitung

Unsere Webseite verwendet Dienste von „Vimeo“ einer Videoplattform, die von der Vimeo LCC, 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA betrieben wird (nachfolgend „Vimeo“ genannt). Wir nutzen Vimeo, indem wir einzelne Videos von der Plattform auf unserer Webseite als sogenannten iFrame einbetten (embedding), so dass sie direkt auf unserer Webseite abspielbar sind. Wenn Sie eine Unterseite unserer Webseite besuchen, auf der ein Video eingebettet ist, wird eine Verbindung zu den Vimeo-Servern hergestellt und dabei das Video innerhalb der Webseite dargestellt. Hierdurch wird an Vimeo übermittelt, welche Webseite Sie besucht haben. Ggf. wird auch Ihre IP-Adresse an Vimeo übertragen. Wenn Sie ein eingebettetes Video abspielen, wird auch diese Information an Vimeo weitergegeben. Sofern Sie dabei als Vimeo-Nutzer eingeloggt sind, ordnet Vimeo diese Daten Ihrem Benutzerkonto zu. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Vimeo finden Sie unter vimeo.com/privacy.

9.2 Zweck

Die Verarbeitung erfolgt, um Ihnen Videos auf unserer Webseite anzeigen zu können.

9.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese wird von uns über im Rahmen eines Content-Blockers an der Stelle unserer Webseite eingeholt, an der ein Vimeo-Video angezeigt werden soll. Eine solche Einwilligung ist freiwillig.

9.4 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zum Anzeigen von Vimeo-Videos auf unserer Webseite jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9.5 Empfänger und Übermittlung in Drittstaaten

Durch die Einbindung von Vimeo-Videos werden ggf. personenbezogenen Daten an Vimeo LCC übermittelt. Vimeo verarbeitet Daten auch in den USA.

10. VERARBEITUNG VON BEWERBUNGSDATEN

10.1 Beschreibung der Verarbeitung

Wir verarbeiten die Daten, die Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung machen, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserem Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Dabei handelt es sich insgesamt um allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zu beruflichen Weiterbildungen, Kenntnissen und Fähigkeiten, sowie andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung offenlegen. Dies erfolgt im Regelfall durch Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben von Ihnen.

Wir möchten alle Bewerber:innen nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bitten daher, auf die Mitteilung „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 der Datenschutz-Grundverordnung in der Bewerbung möglichst zu verzichten (z.B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft, usw.). Sofern Ihre Bewerbung derartige Angaben enthält bitten wir um Übersendung einer entsprechenden Einwilligungserklärung, da Ihre Bewerbung sonst nicht berücksichtigt werden kann. Bei Erfolg Ihrer Bewerbung werden wir Ihre Daten in Ihre Personalakte übernehmen und zur Durchführung und Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verwenden.
Können wir Ihnen derzeit keine Beschäftigung anbieten, verarbeiten wir Ihre Daten auch noch nach Versand der Absage, um uns gegen eventuelle Rechtsansprüche zu verteidigen, insbesondere wegen einer angeblichen Benachteiligung im Bewerbungsverfahren. Sollten Sie für die vakante Stelle nicht ausgewählt werden, werden wir Ihre Daten – sofern uns dazu eine Einwilligung von Ihnen vorliegt – in unseren Bewerber:innen-Pool übernehmen.

10.2 Zweck

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, zur Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit uns und zur Dokumentation der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen im Bewerbungsverfahren.

10.3 Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren hat seine Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Erfolg Ihrer Bewerbung, erfolgt die weitere Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Sollten Sie eine Einwilligung erteilt haben, z.B. zur Aufnahme Ihrer Daten in unseren Bewerber:innen-Pool, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach einer Absage ist im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10.4 Speicherdauer

Bei Erfolg Ihrer Bewerbung gehen Ihre Daten in Ihre Personalakte über und werden nach den für Personalakten geltenden Regelungen gelöscht. Können wir Ihnen derzeit keine Beschäftigung anbieten, verarbeiten wir Ihre Daten noch bis zu sechs Monate nach Versand der Absage. Sofern wir Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in unseren Bewerber:innen-Pool übernehmen, werden wir sie im Falle einer späteren Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder sonst zwei Jahre nach Aufnahme aus dem Bewerber:innen-Pool löschen.

10.5 Empfänger:innen Ihrer Daten, Weitergabe von Daten an Dritte und Übermittlung in Drittstaaten

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Dies schließt eine Weitergabe an den Betriebsrat ein. Eine Übermittlung der Daten an Dritte findet nicht statt. Ebenso wenig erfolgt eine Datenübermittlung in Drittstaaten, noch ist diese geplant.

V.     Sicherheitsmaßnahmen

11. Sicherheitsmaßnahmen

Um Ihre persönlichen Daten vor fremdem Zugriff zu schützen, haben wir unsere Webseite mit einem SSL- bzw. TLS-Zertifikat versehen. SSL steht für „Secure-Sockets-Layer“ und TLS für „Transport Layer Security“ und verschlüsselt die Kommunikation von Daten zwischen einer Webseite und dem Endgerät des Nutzers. Sie erkennen die aktive SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung an einem kleinen Schloss-Logo, das ganz links in der Adresszeile des Browsers angezeigt wird.

VI.     Ihre Rechte

12. Betroffenenrechte

Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch unser Unternehmen stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:

12.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben sie unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

12.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

12.3 Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten
Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die von uns verfolgten Zwecke nichtmehr benötigt werden.

12.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.

12.6 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt mit anderen Worten für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.

12.7 Beschwerde (Art. 77 DSGVO)

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

12.8 Verbot automatisierter Entscheidungen/Profiling (Art.22 DSGVO)

Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folge nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich eines Profiling – gestützt werden. Wir teilen Ihnen mit, dass wir im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling einsetzen.

12.9 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen. Dies gilt jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wir müssen die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. In jedem Fall – auch unabhängig von einer besonderen Situation – haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.

Stand: September 2024